Пробуем создать и отредактировать документ вместе с редактором Word

Обновлено:

Редактор Word из пакета офисных программ компании Microsoft – мощнейшее средство для создания и редактирования текстов. С помощью его можно создавать в буквальном смысле шедевры полиграфической продукции, не обращаясь к другим, более специализированным ресурсам.

Наша же задача создать и отредактировать небольшой документ, который не без гордости можно будет представить в приёмную любого государственного учреждения.

Cамый простой способ изготовить грамотный текстовый документ – это взять за образец готовый и просто скопировать его, после чего заменить текст своим содержанием.

Второй способ – это перед глазами иметь тот же документ и вручную по образу и подобию образца шаг за шагом достичь желаемого результата.

На что опираться (чем руководствоваться)

О том как правильно создавать документы существует множество различных рекомендаций и инструкций по делопроизводству.

Например, имеется целый стандарт на эту тему – ГОСТ Р 7.0.97-2016, который в обновлённом виде совсем недавно, с 1 июля 2018 года, вступил в действие. Он так и называется "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Утверждён документ приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст.

В российских регионах, по-видимому, существуют на эту тему свои региональные требования. Так, в развитие национального стандарта для государственных учреждений Архангельской области разработана соответствующая Инструкция. Полностью она называется так: Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области, а утвердил её сам Губернатор Архангельской области недавним распоряжением от 9 января 2019 г. № 1-р. Познакомиться с данным документом можно здесь.

А вот чтобы написать по правилам курсовую или дипломную работу студентам необходимо знать свой стандарт, который распространяется на высшие учебные заведения. Поскольку студенческие работы имеют элементы научно-исследовательской деятельности, то и их результаты оформляются соответствующим образом. Эти правила предусмотрены ГОСТ 7.32-2017 (Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления). Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 24.10.2017 г. № 1494-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.32-2017 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июля 2018 г.

Поля и их параметры

Создание любого документа следует начинать с установки размеров полей, т.е. необходимо отсечь ту часть листа будущего документа, которая не принадлежит автору документа. Текст документа должен располагаться внутри этих полей. Это одно из требований национального стандарта.

Согласно стандарту каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.

Имеется оговорка: документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть с левым полем не менее 30 мм.

Исходя из этих требований я выставляю в сантиметрах следующие параметры полей: 3,0 (левое), по 2,0 (верхнее и нижнее) и 1,5 (правое). Кстати, такая опция уже предустановлена в редакторе Word, её достаточно только выбрать и подтвердить кликом мыши.

Таким образом, весь набираемый Вами текст будет умещаться внутри заданных полей как это проиллюстрировано выше (в нашем случае поля обозначены пунктиром красного цвета). Картинки и таблицы, если их будет необходимо вставить по ходу в текст, также будут автоматически помещены в пределы настроенных полей.

Шрифт и его размер

При составлении документов рекомендуется использовать следующие типы шрифтов

  • Times New Roman размерами № 13 и № 14 пунктов;
  • Arial размерами 12 и 13;
  • Verdana 12 и 13;
  • Calibri № 14.

Это, пожалуй, самые распространённые из строгих и привычных глазу шрифтов. Их несложно найти в выпадающем списке текстового редактора во вкладке Главная. Рядом находится окошко, где выбирается соответствующий размер.

Шрифтами злоупотреблять не следует. Их великое множество, у ряда их имеется авторское право, а некоторые из них даже платные. Для обычного же документа важно подобрать удобочитаемый шрифт.

Абзацы и его параметры

Абзацы – это части текста, визуально отличимые друг от друга. У каждого абзаца есть красная строка, т.е. это первая строка любого абзаца и начинается она с отступа. Стандартно абзацный отступ в тексте документа составляет 1,25 см. Его значение легко определить: открываем на панели команд вкладку Разметка страницы, далее Абзац и в диалоговом окне в подразделе Отступ напротив позиции первая строка увидим цифру, означающую размер отступа. Этот параметр текста не постоянный, его легко изменить.

При наличии в тексте заголовков к ним также следует применять абзацные отступы. В противном случае заголовок центрируются по ширине текста.

И ещё важное дополнение. Чтобы визуально в тексте выделить абзацы, мне приходится прибегать к применению соответствующего параметра – установке интервала между абзацами. Этот параметр также находится в диалоговом окне Абзац в левой части подраздела Интервал. В своём случае я задаю интервал размером 6 пунктов после каждого абзаца. Ситуация не изменится, если интервал задать по 3 пт до и после абзаца.

Но что интересно, на этот параметр национальные стандарты внимание не обращают. А преподаватели некоторых вузов вообще дают прямое указание на запрет добавления между абзацами дополнительных интервалов.

Следующий вид интервала в абзаце – межстрочный. Он задаётся в том же диалоговом окне Абзац, но только в правой части подраздела Интервал.

Текст документа, как правило, печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Например, в моём случае в редакторе по умолчанию установлен межстрочный интервал на уровне 1,15. Этого вполне достаточно, чтобы строчки свободно располагались по рабочему полю страницы и как бы не "цеплялись" между собой.

Интервал можно задать и со значением 0,5, но тогда верхняя часть букв в строчке будет "срезана" наполовину и будет создаваться впечатление, что она перекрыта верхней строчкой. Кстати, такие ситуации часто встречаются при обработке "уплотнённых" текстов в редакторе Word после распознавания документов Файн ридерами (ABBYY FineReader – программа для оптического распознавания символов в текстах).

Межбуквенный интервал

В редакторе Word имеется функция когда между буквами в словах можно увеличить расстояние (интервал расширенный) или, наоборот, уменьшить (интервал уплотнённый). Находится эта функция на панели команд на вкладке Шрифт, там после появления диалогового окна находим ещё одну вкладку – Интервал. Напротив одноимённой позиции в выпадающем списке выбирается тот или иной параметр интервала, а рядом в окошках с помощью цифровых значений подбирается необходимый размер.

Ситуации с уплотнённым видом букв в словах (буквы сливаются, превращаясь в иероглиф) либо с разреженным (когда между букв может уместиться целая буква) также часто возникают при обработке сторонних текстов, получаемых, к примеру, от Файн ридеров.

Национальный стандарт, на который мы опираемся, рекомендует межбуквенный интервал оставлять обычным, т.е. смещать его ни в сторону расширения ни в сторону уплотнения не следует. В диалоговом окне требуемая опция находится в режиме по умолчанию.

Интервал между словами

При наборе текстов интервал между словами в текстовом редакторе Word формируется автоматически. Согласно указанному выше стандарту он должен составлять один пробел.

Много раз приходилось наблюдать, когда авторы текстов прибегают к многократному нажатию клавиши Spase (Пробел), дабы принудительно увеличить интервал между словами. В некоторых случаях зрительно кажется, что в одной строчке между слов очень маленький интервал, а в соседней – он несколько больше.

О лишних пробелах в тексте вас проинформирует кнопка, обозначенная символьным знаком ¶ (pilcrown sign) на вкладке Главная в разделе Абзац. При её включении текст наполнится дополнительными так называемыми непечатаемыми символами. Количество точек между словами покажет сколько раз Вы нажимали клавишу Пробел.

Даже в документах высокого уровня и государственной важности (!) зачастую можно встретить интервалы, в которые свободно можно уместить по несколько слов. На мой взгляд это нонсенс, и такого допускать никак нельзя.

Перед нами два типичных примера таких документов.

В первом случае это документ Президента России – Указ о территориях Арктической зоны РФ. В приложении к Указу явно выраженные увеличенные пробелы между слов в одних строках по сравнению с интервалами в других строках.

Второй документ. Фрагмент из решения коллегии Минкультуры России от 25.06.2014 г. № 14, где наряду с завышенным интервалом между слов в одной из строк присутствует другая напасть – в тексте между инициалами и фамилией должностных лиц министерства отсутствует необходимый одноразовый пробел.

Чтобы избежать таких огрехов я пользуюсь нормами переноса слов в русском языке. Благо – такая функция присутствует в текстовом редакторе Word. Почему в государственных учреждениях при подготовке официальных документов не применяется перенос слов в текстах, сказать не могу.

На тему "прибегать или не прибегать" к переносу слов в современном деловом письме в интернете много полемики. Одни считают, что это прошлый век, другие возражают им. Я переносами пользуюсь давно и часто, особенно при составлении таблиц с многоуровневыми шапками. Поверьте мне – без переносов там не обойтись.

А вот как выглядели бы документы, приведённые выше в качестве примеров, при использовании функции Расстановка переносов.

Символы

В данном разделе речь пойдёт о печатных знаках, присутствующих в тексте, но отсутствующих на клавиатуре. Их великое множество. Ими обозначают национальные валюты (₽, €, ₣ и пр.); математические действия (∑, ≥, √ и пр.); различные направления (→, ↕, ► и пр.); знаки зодиакальных созвездий (♈, ♉, ♊ и пр.); музыкальные ноты (♯, ♪, ♫ и пр.). Эти и многие-многие другие символы находятся на специальной вкладке Вставка следом со вкладкой Главная. Как только нажимается клавиша Символ перед нами появляется окно с недавно используемыми знаками. Если необходимый знак отсутствует, нажимаем Другие знаки..., и перед нами в диалоговом окне развернутая таблица со всевозможными символьными знаками.

Использование символов очень популярно в молодёжной среде, особенно при отправке сообщений с помощью мессенджеров. Там определённый символ может заменить целое слово, а иногда и целую смысловую фразу.

В текстовых же документах, как правило, используются общепринятые символьные знаки. Мне встречались документы, в текстах которых отсутствующие на клавиатуре символы были вписаны от руки либо на их место были вставлены графические объекты. Признайтесь, такой текст будет крайне неудобным для последующего редактирования.

Поэтому надо быть всегда готовым суметь прописать с помощью редактора Word значения географических координат (N65°01'01.7", E35°43'23.7") или математическую формулу, например, одно из тригонометрических тождеств: sin α ± sin β = 2 sin ½ (α ± β) cos ½ (α ± β).

Вместо заключения

Внимательный читатель обратит внимание на используемый мною Microsoft Office Word 2007. Да, это так. Я им пользуюсь, потому что он в своё время был официально приобретён. При возможности, конечно же, перейду на более позднюю версию. Но и у текущей версии имеется достаточно нереализованных возможностей, а вложенного в него потенциала хватит на многие-многие годы вперёд.

Ведь 2007-й Microsoft Office Word по-прежнему позволяет создавать и редактировать профессионально оформленные письма, статьи, отчеты и брошюры. И возможности у него безграничны.

Как Вы думаете, уважаемые читатели, принципиально ли пользоваться редактором Word последней версии? Что Вы думаете по поводу переносов слов в своих текстах? Какие более мощные редакторы известны Вам? Поделитесь, пожалуйста.

А теперь взглянем на наш только что созданный документ (сохранён в формате .pdf).

Понравилась статья? Поделись!

2 комментария

  • Аватар комментатора Света Ш. Света Ш.
    Очень интересно и любопытно.
    Ответить
    1. Аватар комментатора Л. Проурзин Л. Проурзин

      Редактор Word - очень полезная и великая штука.

      Ответить

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение